19 aug Wat is er toch met ERP implementaties?
Wat is er toch met ERP implementaties?
Onlangs werd ik herinnerd aan een ERP Risk Assessment die ik 15 jaar geleden heb uitgevoerd voor de RvC van een beursgenoteerd bedrijf. De voorzitter van die RvC had namelijk bij een ander bedrijf een implementatie meegemaakt die bijna tot een faillissement had geleid en wilde herhaling voorkomen.
Onderstaand een screenshot van de lessons learned van de toenmalige implementatiepartner:
Inderdaad, dit waren 15 jaar geleden reeds de lessons learned. Dus hoe komt het dat dit nog steeds de belangrijkste faalfactoren zijn bij het merendeel van de implementaties die ik tegenkom? Waarom worden ERP-implementaties nog steeds onderschat?
Vergeef me enig cynisme bij het antwoord hierop, ik realiseer me dat de praktijk genuanceerder is dan hoe ik hem hier schets:
- Senior management realiseert zich nog steeds onvoldoende welke uitdagingen een ERP-project met zich meebrengen, hoe groot de impact gaat zijn op de dagelijkse manier van werken en hoe belangrijk het is om de beste mensen hiervoor aan het werk te zetten. In plaats daarvan wordt vooral naar de IT manager gekeken (en niet per se geluisterd) voor een oplossing.
- Implementatiepartners wijzen tijdens een salestraject graag op de voordelen van hun applicaties, maar willen de klant niet aan de voorkant al ontmoedigen door alle risico’s en kosten te benoemen en daarmee wellicht zichzelf uit de markt prijzen t.o.v. een meer opportunistische concurrent.
- De aandeelhouder gaat hierin ook niet vrijuit, die stuurt vooral op een positieve business case. Ongrijpbare strategische voordelen zijn soms moeilijk te vertalen in euro’s maar de kosten van de implementatie zijn erg zichtbaar met als gevolg dat daarop bezuinigd wordt. Het solide projectplan wordt iets minder solide.
Ondanks dit patroon van ongerealiseerde verwachtingen en van budget- en tijdsoverschrijdingen ben ik optimistisch over de kans van slagen als een paar eenvoudige randvoorwaarden ingevuld worden:
Een realistische doelstelling:
Wat wil je bereiken met de ERP-implementatie? Efficiencyverhoging staat soms bovenaan het lijstje en komt in dat geval ook terug in de business case. Het is echter een illusie te veronderstellen dat op korte termijn efficiënter gewerkt zal worden door aanschaf van een ERP applicatie. Die slag zal in een later stadium gemaakt moeten worden, door betere stuurinformatie en eventuele strategische uitbreidingen op het systeem, zoals het invoeren van Product Information Management, Advanced Planning & Scheduling, een CRM oplossing of geïntegreerd projectmanagement.
Voorwaarden voor die verbeteringen zijn wel een solide IT-architectuur waarop voortgebouwd kan worden, goede rapportagemogelijkheden (zowel in het dagelijkse proces als op managementniveau) en last but not least blijvende aandacht op managementniveau voor de verdere ontwikkeling van het applicatielandschap.
Een zorgvuldig selectietraject:
- Organiseer een zorgvuldig selectietraject, met voldoende aandacht voor de kritische functionaliteiten. Laat je daarin ondersteunen. Probeer niet het wiel opnieuw uit te vinden maar vind een applicatie die in de branche goed blijkt te werken. Wees bereid om processen aan te passen aan het systeem om zo min mogelijk maatwerk te hoeven doen maar zorg wel dat de basis goed afgedekt wordt. Besteed bij de selectie voldoende aandacht aan de keuze tussen enerzijds een generieke ERP applicatie (zoals SAP of Microsoft Business Central) met eventueel enkele add-ons OF een branche-specifieke oplossing (zoals Inventive voor de jachtbouw / installatietechniek) als die beschikbaar is. Met de eerste variant ben je wat flexibeler naar de toekomst door de bredere mogelijkheden van integratie, met de laatste heb je een grotere kans op een goede match met je eigen processen.
- Kies eerst het pakket en zoek daarna pas de juiste implementatiepartner erbij. Het zal niet de eerste keer zijn dat een externe partij de pakketselectie begeleidt en “toevalligerwijs” uitkomt bij het pakket wat het zelf implementeert. Selecteer bij voorkeur een implementatiepartner die aantoonbaar ervaring heeft in de branche en neem de kennis en ervaring van hun voorgestelde projectmanager mee in de besluitvorming.
- Toets referenties op relevantie voor jouw situatie.
Een gedetailleerde blauwdruk:
Zorg in de eerste fase van de implementatie voor een goede en gedetailleerde blauwdruk, gebaseerd op het bedrijfsproces. Dat klinkt misschien ouderwets in de Agile en Scrum tijd en niet alle implementatiepartners vinden dat leuk maar deze investering aan de voorkant betaalt zich uit in een vooraf duidelijk gedefinieerd product (inclusief de noodzakelijke integraties), meer projectbeheersing en een beter voorspelbaar eindresultaat.
Het juiste projectteam:
- Een ERP-implementatie kost geld. Heel goed dus om vooraf serieus te beoordelen of die investering het waard is. Echter, als dat geval is, doe het dan goed en wees bereid om het project op de juiste manier te bemannen. Met een onafhankelijke en ervaren projectmanager, seniore product- en process owners vanuit de business en een vooraanstaande implementatiepartner met kennis van de branche.
- Een ERP-implementatie is meestal zo ingrijpend voor de organisatie dat het moeilijk is om gedurende de hele looptijd van het project voldoende betrokkenheid vanuit de business te verkrijgen. Maak het ERP project daarom zo belangrijk dat mensen vanuit de business niet gedwongen / verleid worden om te beknibbelen op hun inzet daarvoor. Durf de keuze te maken om andere interne projecten uit te stellen tot na de implementatie.
- Zorg voor senior betrokkenheid en eigenaarschap vanuit de lijn om te voorkomen dat het als een IT-project wordt ervaren.
- Haal mensen binnen die de vertaalslag tussen Business en IT kunnen maken. Interne mensen met veel kennis van de processen hebben vaak onvoldoende zicht op de mogelijke oplossingsrichtingen binnen de applicatie. Een juiste keuze daartussen kan echter wel essentieel zijn voor het succes van ERP. De IT-consultant daarentegen overziet meestal niet het end-to-end bedrijfsproces en gaat daarmee soms voorbij aan essentiële eisen t.a.v. het proces. Een goede business consultant met ervaring in de industrie en kennis van de applicatie is dan ook geen luxe.
Ik ben ervan overtuigd dat met bovenstaande aandachtspunten de gemiddelde implementatie al duidelijk beter zal verlopen. Een ERP-implementatie hoeft namelijk niet moeilijk te zijn, het vraagt echter wel om een langdurig commitment en focus van een belangrijk deel van de organisatie.
Hoe kijk jij hiernaar?