28 jan “Dan doe ik het zelf wel…”
Heb jij wel eens de situatie meegemaakt dat je je groen en geel ergerde aan het gebrek aan eigenaarschap bij een collega waar je afhankelijk van was en dacht “dan doe ik het zelf wel…”?
Stress
Het is mij een aantal jaren geleden gebeurd in de rol van inkoopmanager, waarbij ik tijdens een ERP-implementatie zag dat de projectmanager zijn rol te veel liet liggen. Ondanks escalatie richting de stuurgroep verbeterde dit niet. Om te voorkomen dat de Go-Live datum vertraging zou oplopen heb ik vervolgens een deel van zijn werk er zelf bij gedaan. Ik onderschatte echter de extra belasting die dit met zich meebracht en bevond me plotseling in een onaangename positie:
- Informeel was de verantwoordelijkheid naar mij verschoven: terwijl ik alleen van plan was de grootste achterstanden weg te werken werd ik er steeds meer ingezogen doordat mijn omgeving me inmiddels als de ‘echte’ projectmanager was gaan zien;
- De noodzaak voor de stuurgroep om in te grijpen was verdwenen, het probleem was in hun ogen opgelost;
- Doordat ik teveel tijd aan de ERP-implementatie besteedde had ik minder tijd voor mijn eigen verantwoordelijkheden, hetgeen me door een deel van de business terecht werd aangerekend.
De Go-Live datum is gelukkig gehaald, inclusief heldere processen en business scenario’s. Wel moet ik toegeven dat dit ten koste is gegaan van een stuk draagvlak bij de business en stress bij mezelf.
Valkuil
Het is lastig om achteraf te bepalen hoe het gegaan zou zijn als ik niet die extra effort geleverd had. Was er dan alsnog ingegrepen door de stuurgroep? Had de projectmanager dan wel zijn verantwoordelijkheid genomen? Of was de Go-Live datum vertraagd geweest?
Een organisatie veranderen vraagt soms juist de verantwoordelijkheid te laten liggen waar hij thuis hoort. Dat is ook beter voor het leer- en verbetervermogen van de organisatie op lange termijn.
Door mijn eerdere escalatie had ik de stuurgroep reeds een handvat gegeven om in te grijpen. Mijn stap naar voren bij het uitblijven van maatregelen betekende dat er geen corrigerend mechanisme meer op gang kwam en dat het verkeerde gedrag werd beloond.
Mijn wil om de organisatie te helpen en het verschil te maken fungeerde hier als valkuil voor mezelf.
Bewuste interventie
Bovenstaande betekent niet dat ik tegenwoordig niet meer bereid ben om extra verantwoordelijkheden op te pakken. Wel heb ik geleerd om van tevoren beter over de gevolgen na te denken en om die bespreekbaar te maken met het (senior) management:
- Waarom neemt de juiste persoon zijn/haar verantwoordelijkheid niet?
- Wat is de rol van de leidinggevende hierin?
- Vindt de organisatie het belangrijk om dit te veranderen?
- Wat is de beste manier om dat te doen?
Mocht dan nog steeds gewenst zijn dat ik het doe, dan zorg ik voor draagvlak en commitment door tevoren de consequenties voor mijn eigen werkbelasting en resultaatgebieden te bespreken. Daarmee wordt het een bewuste interventie vanuit de organisatie en bescherm ik mezelf beter tegen mijn eigen valkuil.
Herken je bovenstaande (of juist niet)? Ik ben benieuwd naar je feedback!